In vielen Arztpraxen werden zunehmend E-Mails geschrieben- Adressaten sind hierbei Patienten, andere Arztpraxen oder kooperierende Firmen, wie Apotheken und Vertreter. Eine MFA sollte in der Lage sein solche kürzeren Texte "unfallfrei" zu formulieren, d.h. sich an die geltenden Formalia zu halten und auch möglichst wenige Rechschreib- und Grammatikfehler zu machen.
Der geschäftliche E-Mail-Kontakt unterscheidet sich vom privaten dadurch, dass der Ausdruck und die Form ein anderer ist. Folgendes sollte beachtet werden:
Gliederung einer E-Mail
In der Regel fällt man bei einer beruflichen E-Mail auch nicht gleich „mit der Tür ins Haus“, d.h. man wählt einen einleitenden freundlichen Satz, um auf das Kernanliegen überzuleiten. Genauso wählt man einen Satz, um zur Verabschiedung hinzuleiten. So besteht jede E-Mail - wie im übrigen auch jeder Brief - aus Einleitung, Hauptteil, Schluss. Mehr zum Thema Gliederung gibt es hier.
Weiter gelten folgende Grundsätze im beruflichen Schriftverkehr:
- Es wird immer in ganzen Sätzen mit korrekter Grammatik geschrieben.
- Befolgen der deutschen Rechtschreibung und Zeichensetzung. Gliedern Sie die Sätze durch Punkte und Kommas. Wenn Sie hier unsicher sind, machen Sie zusätzliche Übungen. Im Internet findet man allerhand, z.B. hier.
- Achten Sie auch auf das korrekte Setzen von Leerzeichen. Es gibt eine Norm (DIN 5008 für Geschäftsbriefe), die z.B. festgelegt, dass vor einem Punkt oder Komma kein Leerzeichen gesetzt wird, aber danach durchaus. wer hier noch Hilfe benötigt kann auf dieser Internetseite nachsehen.
- Abkürzungen (MFG oder ähnliches) und sehr saloppe Umgangssprache sollen vermieden werden.
- freundliche, serviceorientierte Ansprache
- keine Emoticons
Wählen Sie einen aussagekräftigen, aber nicht zu langen Betreff aus. Beispiele wären:
- Ihre Terminanfrage
- Terminerinnerung
- Angebotsanfrage
- Warenlieferung Nr....
- Frage zur Rechnung Nr....
- Frage zum Versand von Blutproben
- ....
Wählen Sie eine angemessene Anrede. Hier gilt: Je besser man sich kennt, desto weniger formell muss es sein. Wenn es möglich ist, bevorzugen Sie die persönliche Ansprache mit Namen anstelle einer allgemeinen Anrede. Wenn man schon seit Jahren mit Frau Meier aus der Elefanten-Apotheke kommuniziert ist die Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren" sehr unpersönlich. Nach der Anrede wird immer ein Komma gesetzt. Beispiele von Anreden:
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- Sehr geehrte Frau Müller,
- Liebe Frau Müller (man kennt sich dann schon besser und pflegt einen freundlichen Umgang),
- Guten Morgen Herr Liebermann,
Als Einleitung wählt man etwas Unverbindliches, wie z.B.
- Vielen Dank für Ihre Terminanfrage.
- Vielen Dank für Ihre E-Mail.
- Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.
- Ich hoffe, Sie hatten schöne Feiertage.
- ...
Im Hauptteil formuliert man das eigentliche Anliegen, welches sehr individuell ist, weshalb ich hier auf Beispiel verzichte.
Die Überleitung zur Verabschiedung könnte folgendermaßen formuliert werden:
- Wir würden uns über eine telefonische Rückmeldung von Ihnen bei uns freuen.
- Bitte bestätigen Sie uns den Termin.
- Bitte geben Sie mir eine Rückmeldung, ob mein Anliegen Sie erreicht hat.
- Wir hoffen, Ihnen damit geholfen zu haben.
- Ich danke Ihnen im Voraus für Ihr Bemühen.
- Wir würden uns über eine telefonische oder schriftliche Rückmeldung freuen.
- Wir wünschen eine gute Besserung.
- ...
Bei der Verabschiedung gilt das gleiche wie bei der Begrüßung. Je besser man bekannt ist, desto informeller. Nach der Verabschiedung wird im deutschen Schriftverkehr im Übrigen - im Gegensatz zur Anrede - kein Komma gesetzt. Mögliche Beispiele:
- Mit freundlichen Grüßen
- Mit freundlichem Gruß
- Herzliche Grüße
- "Beste Grüße" sind aus dem angloamerikanischem Raum nun auch bei uns angekommen - die Verwendung ist Geschmacksache
- unter Ärzten findet man auch "Kollegiale Grüße" oder "Mit kollegialem Gruß" sehr häufig
Weitere Informationen gibt es hier: